Kada čuju termin „interna revizija“, mnogi pomisle na kontrolore koji traže greške i probleme. Istina je da interna revizija ima i tu ulogu, ali njena suština je mnogo pozitivnija: radi se o tome da vam pomogne da vodite posao bolje. U ovom tekstu razbijamo predrasude i prikazujemo pet konkretnih načina na koje kvalitetna interna revizija doprinosi jačanju vaše organizacije. Bez obzira da li ste direktor male firme ili rukovodilac u javnoj ustanovi, interna revizija može postati vaš najbolji saveznik za uspeh.
1. Otkriva rizike pre nego što postanu incidenti
Svaka organizacija se suočava sa rizicima: finansijskim gubicima, prevarama, nepoštovanjem propisa, operativnim zastojima… Dobra interna revizija ima proaktivan pristup – ona ne čeka da se nešto loše desi pa da utvrđuje ko je kriv, već identifikuje rizična područja unapred. Kroz sistematičan pristup (procena rizika, revizorski testovi), interni revizori mogu da ukažu, recimo, da je koncentracija ovlašćenja prevelika kod jedne osobe (što je rizik od pronevere) ili da backup poslovnih podataka nije adekvatan (rizik od gubitka podataka). Time vam daju šansu da preduzmete mere i izbegnete ozbiljne probleme. Bolje je, zar ne, uočiti da jedan računovođa može i da prima i da odobrava fakture (loša segregacija dužnosti) pre nego što iskoristi tu priliku za zloupotrebu.
2. Pruža nezavisnu i objektivnu perspektivu
Čak i najiskreniji i najvredniji zaposleni mogu ponekad prevideti problem ili smatrati da se nešto ne može promeniti jer su „tako navikli“. Interni revizori gledaju vašu organizaciju svežim očima. Pošto su obučeni da postavljaju pitanja i kopaju ispod površine, često primete stvari koje drugima promiču. Na primer, možda se u vašoj kompaniji godinama radi određeni izveštaj koji niko zapravo ne koristi, trošeći sate rada bespotrebno – interna revizija će to zapaziti i pitati „Zašto ovo radite?“. Njihova objektivnost pomaže da razbijete rutinu i uvidite prilike za unapređenje procesa. Oni nemaju „svoje zone komfora“ u vašoj organizaciji, pa svetle baterijskom lampom i u one uglove koje svi zaobilaze.
3. Unapređuje interne kontrole i procese
Kao krajnji rezultat, interna revizija daje preporuke kako da se poboljšaju interni kontrolni mehanizmi i procesi. To može biti uvođenje dodatne provere, izmena protokola odobravanja, bolja evidencija ili čak investicija u softver koji automatizuje neku kontrolu. Svaka preporuka ima za cilj da vašu organizaciju učini otpornijom: manje šansi za greške, manje prilika za prevare, veća usklađenost sa zakonima. Recimo, interna revizija utvrdi da se službena vozila koriste i u privatne svrhe bez odobrenja – preporuka može biti uvođenje GPS praćenja ili strože politike korišćenja vozila. Vremenom, implementacija takvih preporuka dovodi do toga da poslujete glatko – manje “vatrogasnih” intervencija, više standardizovanih rešenja.
4. Štedi novac i povećava efikasnost
Možda zvuči kontradiktorno – revizori koje plaćamo štede nam novac – ali mnoge organizacije su se uverile da je to tačno. Kroz identifikovanje neefikasnosti i curenja resursa, interna revizija može direktno da utiče na smanjenje troškova ili sprečavanje gubitaka. Primera radi, interni revizor može otkriti duplikate plaćanja (fakture plaćene dva puta) i odmah vam uštedeti značajna sredstva. Ili, kroz reviziju procesa nabavke, pronaći da ne koristite popuste na količinu koji su vam dostupni. Takođe, povećanje efikasnosti – recimo, ubrzanje protoka dokumenata, smanjenje birokratije – indirektno štedi novac jer oslobađa vreme zaposlenima da rade produktivnije zadatke. U javnom sektoru, bolja interna kontrola znači racionalnije trošenje budžeta, što je cilj svake odgovorne institucije.
5. Jača poverenje kod eksternih aktera
Ako planirate da tražite investitore, partnere ili čak kredit od banke, činjenica da imate uspostavljenu internu reviziju (ili dobru funkciju interne kontrole) može biti veliki plus. To šalje poruku da ozbiljno shvatate upravljanje rizicima i transparentnost. Za banke, kompanija koja ima interne revizorske izveštaje može delovati pouzdanije (manji rizik za njih). Za investitore, to može biti pokazatelj da je menadžment zreo i da drži stvari pod kontrolom. Čak i interni akteri – recimo, Odbor direktora ili Nadzorni odbor – mnogo mirnije spavaju kada znaju da postoji nezavisna funkcija koja ih izveštava o tome da li se politika firme sprovodi kako je zamišljeno. Ukratko, interna revizija dodaje kredibilitet vašoj organizaciji, što u očima drugih povećava vrednost vašeg brenda.
Bonus: Doprinosi edukaciji zaposlenih
Kroz proces interne revizije, zaposleni često nauče mnogo o poslu koji rade. Dobar interni revizor ne drži nalaze u tajnosti – on komunicira sa kolegama, objašnjava zašto nešto nije dobro i kako bi moglo bolje. To ima edukativni efekat. Ljudi shvate recimo zašto je važno da račun uvek ima potpis ovlašćenog lica ili zašto ne treba svoj password da drže na post-it papiriću na monitoru. Vremenom, uz otvorenu komunikaciju, raste i svest zaposlenih o značaju kontrole i integriteta.
Zaključak:
Interna revizija nije „nužno zlo“ – ona je, kada se pravilno shvati i primeni, dragocen resurs za menadžment. Pomaže vam da na vreme predupredite probleme, poboljšate operacije, uštedite novac i izgradite poverenje. Naravno, da bi se sve ove koristi ostvarile, potrebno je da internu reviziju sprovode kvalifikovani profesionalci koji razumeju vaš biznis i imaju dobar pristup komunikaciji (nije cilj nikoga optužiti, već zajednički rešiti problem). Ako vaša firma nema internu reviziju, možda je vreme da razmislite o uspostavljanju te funkcije ili angažovanju spoljne stručne pomoći. A ako je imate, pružite joj podršku – rezultat će biti organizacija koja funkcioniše kao dobro podmazan mehanizam. Na kraju dana, interna revizija pomaže svima nama da budemo korak ispred rizika i da mirnije gradimo budućnost svog poslovanja.
